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北京大学总裁班资讯:企业与员工并存,并诚恳与员工对话

2018-12-19

过去组织内的沟通,只是为了获得结果的“信息交换”,当今企业面临的问题,大致可分为“事业”与“组织”两个层面。但追根究柢,这些问题会发生只有一个原因:个人的对话时间不足。现在已进入企业必须与员工共存,诚恳地与员工对话的时代。因此,一对一面谈是最好的方法。

个人的对话时间,让下属说出对工作、职业生涯或生活的各种想法和感受。多数老板都愿意与下属沟通,为了做出漂亮的成绩,也确实需要与下属紧密对话。但是,这样的对话将焦点锁定于工作的“公事对谈”。

举例来说:

下属:“竞争对手在这个案子也提出相同条件,我希望这次能够不依正常程序处理。”

老板:“我了解。如果不依正常程序,也能够获得庞大收益,就依照你构想的去做。”

像这类针对个案的沟通内容,通常出现在会议或下属“报告、联系、商量”的过程。与其说是沟通,不如说是“信息交换”的过程。

通常,因为事情紧急,下属抓住老板口头询问,只会带来非常短期的效果。

虽然这么做没有不好,但如果只是交换信息,在未来恐怕不需要透过老板,只需由AI人工智能就能完成。AI人工智能系统甚至能够提供更正确、确实获得成果的建议。

聚焦在个人的对话,才能持续创造出绩效

另一方面,将对谈的焦点摆在个人,便能让下属“建立信赖关系”、“消除不安感”、“确认身心状况”。

在此借用某位女性的话,说明一对一面谈:

我问她:“你认为一对一面谈有什么优点?”

她回答:“我虽然在工作,却越来越不晓得自己置身何处、在做什么,也不知道自己的目标是什么。或许是因为不清楚自己的立场,才觉得烦躁。趁着一对一面谈时,我把所有想说的话一吐而尽,感觉非常舒畅。”

而且她说:“刚开始,我担心没有先整理过自己想说的话就说出口好吗?但是,老板愿意倾听,我也渐渐地敢畅所欲言。老板允许我尽情做想做的事,让我改变工作心态,在团队中也能够尽情发表自己的意见。现在回想起来,可能是因为当时累积太多想说的话,却没有可以让人畅所欲言的环境。”

如果你是老板,应该曾在聚餐场合或单独面谈的情况下听下属诉苦。不过,如果在上班时间与老板彼邻而坐,或是在“信息交换”的面谈中,这位女性绝对不会说出这些话。

一对一面谈的第1个特征,是抽象地交谈主题。在想法还没被整理的阶段开始对话。相反地,若只是信息交换,就变成是针对个别案件等的具体事项。

一对一面谈的第2个特征,是老板以同理心诚挚聆听,帮助引导下属做出决定。

但若是交换信息,老板只会理性地提供建议,做出判断。前述女性的案例,也是因为老板诚恳地聆听下属心声,下属才敢一吐心声,进而引导出“以后要更畅所欲言”的决定。

一对一面谈时,老板会询问下属:“你对现在的工作有什么想法?”“身体状况如何?”“你对这份工作的未来有什么想法?”“现在的工作内容有没有让你在哪方面成长呢?”“有没有改善对策?”,并且聆听想法。解答这些问题无法在短时间内获得成果,因此不可能出现在信息交换的面谈中。

如果老板与下属在交换信息时才有机会面谈,虽然能够获得成果,但身心健康、工作态度、成长的充实感、能力开发等工作上的根本条件,反而无法达成,难以创造成果。

企业想提升产能,得每月“一对一面谈”让下属成长

最近常听到老板说:“不晓得下属在做什么?”某位工程师经理告诉我:“因为专案的关系,下属需要长期驻守在客户公司,所以几乎没有机会可以跟他们交谈,只能放任他们。”又有老板说:“坐在我隔壁的下属最近都不打电话跟客户连络,我完全不晓得下属会跟外面的人聊什么话题。”

电话盛行的时代,老板可以聆听下属的交谈内容,确认其成长状况,也可以当下给予建议。当电话没落、进入电子邮件时代,老板要求与客户往来的电子邮件,都要寄送副本给自己,以确认下属的工作进度,还能够大致掌握下属的业务状况与能力。

但现今,讲求效率的公司,例如广告公司或IT企业,大多都是透过微信、qq、Facebook、Line、Slack等各种通讯工具,与内外人员往来讯息,老板越来越无法掌握下属工作进度,于是老板无法协助下属成长。

从社会背景也能知道,现在正是需要一对一面谈的时候。个人的生活方式及环境变得更加多元和复杂,对工作的影响力日与具增。老板为了让业务顺利进行,势必得清楚掌握员工的状况。

目前的社会状况条列如下,其中有许多名词是我们经常看到或听到的关键字:

.私事复杂化:照顾年迈双亲、男性投入育儿工作、女性劳动环境问题、托儿照顾、未成年性行为。

.罹患心理疾病的人增加。

.加班和劳动模式成为社会问题,例如:黑心企业、过劳死等,必须强化企业的管理义务。

.跳槽市场扩大,员工动不动就把“离职”放在嘴边。

.不认同就不行动的年轻族群增加。

.细分工作流程与零失败作业程序,让员工失去成长机会。

.职务内容不明确,让年轻员工对未来忧心忡忡。

.对幸福的定义更加多元化。例如:有钱不一定幸福,能做想做的事才是人生第一目标。

.职场霸凌,包含:性骚扰、权力霸凌、暴力等。

.环境瞬息万变,设定的工作目标也需要跟着改变。

.从事副业的人数增加。

.跟同事聚餐的机会减少。

如果是20年前,孩子发烧不可能当做上班迟到的正当理由,而10年前或许还勉强行得通。到了现在,许多公司已经能宽容对待这样的理由。但是,要让公司接受,前提是公司必须清楚员工的私人生活状况,并愿意同理看待。

下属能够在一对一面谈时,告诉老板:“最近内人身体不适,我必须先送孩子去幼儿园再来上班,有时候改搭计程车还是只能勉强赶上。可以的话,能否让我这一个月延迟15分钟上班?其实我一直想提出这个请求,还好公司安排了一对一面谈,让我能够借这个机会说出来。”

基本上,下属很少会主动找老板商量这种事情。通常都是老板询问下属:“可以来一下吗?”把他们叫过来谈事情。老板是为了传递讯息,才找下属面谈,但下属找老板谈话,通常是在求救。因此,现在的当务之急,是在下属发出求救讯号前,老板要事先掌握状况,定期与下属面谈。

在这样的社会背景下,日本政府长期推广“工作与生活平衡(Work-Life Balance)”。2016年8月,工作生活平衡推广会提出《工作与生活平衡的推广对象应转为“个人”》提议书。一直以来,呼吁工作与生活应该平均分配,但仍然以组织利益为优先。

我认为这个观念已经不再适用。或许老板觉得听起来刺耳,但要先让下属建立“先想到自己”的观念,才可能让工作与生活达到平衡。其实仔细想想,这也是理所当然,一家公司会有多少一般员工能以公司观点思考呢?通常要等到晋升为老板时,才会渐渐以公司为重,为公司着想。今后,会受到求职者青睐的,是能让下属以自己的事为优先,且愿意聆听下属私事的公司。

不只愿意倾听下属的心声,还必须能让员工成长,员工才能找到工作的意义,并且提升产能,这就是现代版的主从关系。

当年日本在高度经济发展时期,企业采用终身雇用制,并且愿意定期加薪,因此员工愿意不惜加班,努力工作。但是1989年之后,公司与员工之间无法达成这样的约定。

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